Was kostet ein KI-Projekt?

„Was kostet ein KI-Projekt?" ist die häufigste Frage im Erstgespräch, und die ehrliche Antwort beginnt mit „Das hängt vom Vorhaben ab". Ein Assistent für den Vertriebsinnendienst, der in bestehende Werkzeuge greift, ist ein anderes Projekt als eine private KI-Plattform über QM-Akten und ERP. Was sich aber in jedem Fall sagen lässt: woran der Aufwand hängt, welche Posten neben dem externen Budget anfallen und wie Sie zu einer Zahl kommen, der Sie trauen können.

Welche Art von Vorhaben ist es?

Die meisten KI-Vorhaben im Mittelstand fallen in eine von vier Kategorien, und schon die Kategorie sagt viel über den Aufwand:

Einzelne Automatisierung. Ein klar abgegrenzter Prozess, etwa die Vorsortierung eingehender Anfragen oder das Auslesen von Lieferscheinen. Wenige Beteiligte, ein System, ein messbares Ergebnis. Der kleinste Einstieg.

Orientierung und Priorisierung. Bevor gebaut wird, klären, wo KI im Unternehmen wirklich lohnt: Anwendungsfälle sammeln, nach Nutzen, Machbarkeit und Datenlage bewerten, Reihenfolge festlegen. Das ist Beratungsaufwand, kein Entwicklungsaufwand, und der Weg, den wir mit dem KI-Einstieg gehen.

Assistent oder Anwendung im Fachbereich. Eine Lösung, die in den Alltag einer Abteilung greift: ein Wissensassistent für den Service, ein Prüfhelfer für die Technische Dokumentation. Hier kommen Datenanbindung, Integration und Betrieb dazu.

Plattform für die ganze Organisation. Eine KI-Plattform, die alle Mitarbeitenden nutzen, mit Anbindung an die Dokumentenwelt, Rollen und Rechten, Schulung und Governance. Das ist ein Programm über mehrere Monate, kein Projekt über Wochen. Mehr dazu unter KI-Adoption und Private KI-Plattformen und RAGs.

Was den Aufwand bewegt

Innerhalb jeder Kategorie entscheiden wenige Faktoren über das Budget:

• Komplexität und Reifegrad der Anwendungsfälle. Ein Prozess, der heute schon dokumentiert und stabil läuft, ist schneller automatisiert als einer, den jeder anders macht.
• Datenlage und Datenqualität. Liegen die Daten strukturiert und zugänglich vor, oder verteilt über Laufwerke, Postfächer und Altsysteme?
• Integrationstiefe. Soll die Lösung nur lesen, oder auch in ERP, CRM oder QM-System zurückschreiben? Jede Schnittstelle ist Aufwand, bei regulierten Systemen auch Validierungsaufwand.
• Umfang. Ein Anwendungsfall oder fünf, eine Abteilung oder das ganze Unternehmen.
• Betrieb und Wartung. Wer betreibt die Lösung nach dem Go-live, wo läuft sie, wie werden Modelle und Inhalte aktuell gehalten?
• Regulatorik und Governance. In der Medizintechnik kommen Nachweispflichten, Freigabeprozesse und Dokumentation dazu, die in anderen Branchen entfallen.

Die Kosten, über die selten gesprochen wird

Das externe Budget ist nur ein Teil der Wahrheit. Diese Posten unterschätzen viele Unternehmen:

Interne Zeit. Ein KI-Projekt braucht Ihre Fachexperten: für Interviews, Reviews, Tests und Schulung. Rechnen Sie mit mehreren Personentagen aus den Fachabteilungen und aus der IT, verteilt über die Projektlaufzeit.

Datenarbeit. Wenn Ihre Daten nicht KI-tauglich sind, muss vorher aufgeräumt werden. Das wird oft unterschätzt und kann ein eigenes Projekt sein.

Lizenz- und Plattformkosten. Je nach Plattform (OpenAI, Anthropic, Azure OpenAI, Langdock) fallen laufende Kosten an, pro API-Nutzung oder pro Nutzer. Wie hoch, hängt von Nutzung und Umfang ab, und gehört von Anfang an in die Rechnung.

Change Management. Wenn die KI-Lösung Arbeitsweisen verändert, brauchen Sie Zeit für Kommunikation, Schulung und Akzeptanzarbeit. Eine Lösung, die niemand nutzt, ist die teuerste.

Wie Sie zu einer belastbaren Zahl kommen

Wer Ihnen ohne Blick auf Ihre Prozesse und Daten einen Preis nennt, rät. Unser Weg ist deshalb immer derselbe:

1. Erstgespräch. In 30 Minuten klären wir, welche Kategorie Ihr Vorhaben ist und was die größten Unbekannten sind. Daraus ergibt sich eine erste Größenordnung mit den Annahmen dahinter.
2. Scoping. Für ein konkretes Vorhaben schauen wir uns Prozess, Daten und Systeme an, meist in ein bis zwei Terminen mit den Fachbereichen.
3. Angebot mit Festpreis. Auf dieser Basis bekommen Sie ein Angebot mit klarem Umfang, Ergebnissen und Preis, und Sie wissen vorher, was Sie bekommen.

Was Sie als Nächstes tun können

1. Nutzen Sie unseren KI-Selbsttest, um eine erste Einschätzung Ihrer Ausgangslage zu bekommen.

2. Lesen Sie unseren Artikel KI im Mittelstand: wo anfangen? für die methodische Grundlage.

3. Buchen Sie ein Erstgespräch, wir besprechen Ihre Ausgangslage und nennen Ihnen eine Größenordnung mit den Annahmen dahinter.