Squeeze: „Können wir das Meeting noch irgendwo reinquetschen?“

Eine Entscheidung muss diese Woche fallen. Vier Personen müssen dafür sprechen, eine halbe Stunde würde reichen. Der Blick in die Kalender liefert allerdings einen Vorschlag für übernächste Woche.

Also beginnt die eigentliche Terminfindung: Könntest du deinen Termin am Donnerstag verschieben? Würde Freitag auch gehen? Hat jemand inzwischen den anderen Slot belegt? Aus einer kurzen Abstimmung wird eine eigene kleine Koordinationsaufgabe.

Genau darum geht es bei Squeeze. Der Name kommt von „squeeze in a meeting“: ein Meeting noch irgendwo reinquetschen. Nicht, indem ein Agent eigenmächtig andere Termine verdrängt. Sondern indem er gezielt nachfragt, ob jemand Platz machen kann, und die Abstimmung bis zur Buchung übernimmt.

Die klassische Terminsuche beginnt mit einer Verfügbarkeitsfrage: Wann sind alle frei? Squeeze ergänzt eine zweite Frage: Wer könnte einen passenden Zeitpunkt möglich machen?

Existiert bereits ein gemeinsamer freier Slot, bucht Squeeze ihn. Interessant wird es, wenn die Kalender innerhalb des gewünschten Zeitraums nicht zusammenpassen. Dann betrachtet das System Zeitpunkte, an denen eine Einigung mit möglichst wenigen Beteiligten ausreichen könnte.

Die organisierende Person beschreibt, was sie braucht, und gibt den Plan frei. Danach übernimmt Squeeze die einzelnen Anfragen in Teams, verarbeitet Antworten und prüft, ob eine Buchung möglich geworden ist. Beim Menschen bleiben die Entscheidungen, wofür das Meeting gebraucht wird, wer teilnehmen muss und ob es wichtig genug ist, andere um eine Verschiebung zu bitten.

Hinter Squeeze steckt keine wahllose Rundfrage, sondern eine feste Reihenfolge für die Bewertung möglicher Termine:

Möglichst wenige Personen müssten Platz machen. Ein Zeitpunkt mit zwei erforderlichen Verschiebungen steht nie vor einem, bei dem eine genügt.

Der Zeitpunkt passt möglichst gut zu den Vorgaben der organisierenden Person. Das entscheidet bei gleicher Zahl betroffener Personen.

Möglichst viele optionale Teilnehmende hätten Zeit. Das nächste Kriterium greift, wenn die vorherigen gleichauf liegen.

Der frühere Termin gewinnt. Er ist das letzte Unterscheidungsmerkmal.

Der entscheidende Schritt folgt erst danach: Der beste Zeitpunkt bestimmt zunächst, wer gefragt wird, nicht zwingend, welcher Termin gebucht wird.

Squeeze fasst für diese Person die infrage kommenden Zeitfenster zusammen, in denen ihre Belegung einer Buchung entgegensteht. Statt mehrerer Nachrichten zu einzelnen Slots erhält sie eine gemeinsame Anfrage.

Das ist mehr als eine Frage der Benutzeroberfläche. Eine einzige Antwort kann einen anderen Termin ermöglichen als den, von dem die Suche ursprünglich ausging.

Ein Beispiel macht die Logik greifbar. Auf der engeren Auswahlliste stehen drei Zeitpunkte. Bei jedem müsste genau eine Person Platz machen: Donnerstag um 14:00 Uhr und Freitag um 10:00 Uhr jeweils Lena, Donnerstag um 16:00 Uhr Deniz.

Donnerstag um 14:00 Uhr steht nach der Bewertung an erster Stelle. Deshalb fragt Squeeze zuerst Lena. Die Nachricht enthält aber beide Zeitpunkte, für die ihre Zusage helfen würde: Donnerstag um 14:00 Uhr und Freitag um 10:00 Uhr.

Lena kann am Donnerstag nichts verschieben. Am Freitag wäre es möglich. Squeeze verarbeitet diese Antwort und prüft die Kalender erneut. Ist der Freitagstermin inzwischen tatsächlich frei und passt er weiterhin für alle erforderlichen Teilnehmenden, wird er gebucht.

Das Meeting landet damit auf dem ursprünglich dritten Vorschlag. Deniz wurde überhaupt nicht angeschrieben.

Die Auswahlliste ist keine starre Checkliste. Nach jeder Antwort wird neu gerechnet. Das verhindert, dass der Agent weitere Personen um einen Gefallen bittet, obwohl bereits ein anderer Weg zum Ziel führt.

Zwischen „Ich kann etwas verschieben“ und einem tatsächlich verfügbaren Zeitfenster liegt ein wichtiger Unterschied. Eine Zusage ist zunächst die Bereitschaft, Platz zu machen. Sie verschiebt den bestehenden Termin nicht automatisch.

Außerdem können sich während der Abstimmung andere Kalender verändern. Ein vorher freier Slot kann belegt werden, ein Konflikt kann verschwinden.

Deshalb prüft Squeeze vor der Buchung erneut die Kalender. Eine frühere Verfügbarkeitsabfrage und eine positive Antwort reichen nicht als Buchungsgrundlage. Dieser letzte Abgleich ist ein wesentlicher Teil der Logik, nicht bloß ein zusätzlicher Komfortschritt.

Squeeze fragt jeweils eine Person an. Jede Anfrage bleibt drei Arbeitsstunden offen. Nach einer Antwort wird neu bewertet; ohne Antwort läuft das Anfragefenster ab, bevor die Suche weitergeht.

Parallele Nachrichten könnten schneller wirken. Sie würden aber möglicherweise mehrere Menschen dazu bringen, Termine für einen Slot umzuplanen, der schon an einer anderen Absage scheitert.

Die sequenzielle Abstimmung nimmt diese Wartezeit bewusst in Kauf. Zwei aufeinanderfolgende Anfragefenster können bereits sechs Arbeitsstunden beanspruchen. „Meetings in wenigen Minuten“ wäre deshalb das falsche Versprechen. Der mögliche Gewinn liegt darin, einen zeitnahen Termin überhaupt zu ermöglichen und die organisierende Person vom Nachhalten zu entlasten.

Auch die Abbruchbedingungen gehören dazu: Bleibt nach Absagen keine Option übrig, meldet Squeeze das klar zurück. Reicht die Zeit bis zur gesetzten Frist nicht mehr für eine weitere Anfragerunde, geht die Entscheidung zurück an den Menschen: Frist verlängern oder einen anderen Tag versuchen.

Bei der Verfügbarkeitsprüfung liest Squeeze ausschließlich Frei-/Belegt-Informationen, keine Inhalte der bestehenden Kalendereinträge. Der Agent kann deshalb nicht argumentieren, ein anderer Termin sei unwichtig. Er kennt ihn nicht.

Die Anfrage lautet entsprechend nicht „Passt dir dieser Zeitpunkt?“. Sie lautet sinngemäß: „Könntest du dieses Zeitfenster freimachen?“ Schließlich ist bereits bekannt, dass die Person dort beschäftigt ist.

Squeeze nennt dabei nicht die Identität der weiteren Person mit einem Konflikt. Die Anzahl ist relevant, weil sie zeigt, ob die eigene Zusage bereits ausreichen würde. Der Name ist dafür nicht erforderlich.

Eine Absage braucht keine Begründung. Zustimmung und Ablehnung sind gleichwertige Handlungsmöglichkeiten. Das Ziel ist nicht, sozialen Druck zu automatisieren, sondern eine konkrete Bitte so klar und begrenzt wie möglich zu formulieren.

Der Aufwand bei schwierigen Terminabstimmungen entsteht nicht nur durch die Zahl der Nachrichten. Er entsteht dadurch, dass die organisierende Person nach jeder Antwort wieder einsteigen muss: Kalender öffnen, Optionen vergleichen, jemanden anschreiben, erneut prüfen, Einladung versenden.

Squeeze übernimmt diese Schleife. In einem vereinfachten Beispiel mit vier Beteiligten und zwei Konflikten werden aus sechs Aktionen der organisierenden Person zwei. Das ist eine Veranschaulichung des Ablaufs, keine gemessene Produktivitätskennzahl. Die angefragten Personen entscheiden weiterhin selbst, ob sie Platz machen können. Und nicht jede Suche endet erfolgreich.

Gerade darin liegt der technische Reiz: Squeeze verbindet feste Priorisierungsregeln, menschliche Entscheidungen und einen Kalenderzustand, der sich während des Prozesses verändern kann. Der Agent arbeitet selbstständig weiter, aber nur innerhalb klarer Grenzen.

Squeeze macht Kalender nicht beliebig dehnbar. Es übernimmt die Abstimmung, die normalerweise beginnt, sobald die Suche nach einem freien Slot endet. Ob ein Meeting wichtig genug ist, um dafür Platz zu schaffen, bleibt eine menschliche Entscheidung.

Ihr wollt sehen, wie Squeeze mögliche Termine bewertet, in Teams nachfragt und nach einer Antwort neu plant? Sprecht uns darauf an. Wir zeigen euch den Ablauf.